Le 31 mai 2023, un arrêté portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation a été validé par le Ministère du Travail, du Plein Emploi et de l’Insertion.
Cet arrêté apporte des modifications concernant la certification Qualiopi des Prestataires d’Actions concourant au développement des compétences. Petit décryptage…
I – LES AUDITS
1. L’audit initial
1.1. La demande
Viennent s’ajouter aux éléments déjà nécessaires à une demande d’audit les informations suivantes :
- Statut juridique de l’organisme et coordonnées du Dirigeant
- L’organigramme nominatif et fonctionnel de l’organisme
- Une description de l’activité de l’organisme, notamment concernant les conditions des formations (présentiel/distanciel/hybride, si présence ou non de sous-traitance, si en situation de travail, en alternance, etc.)
- Une attestation sur l’honneur, datée et signée, précisant qu’aucun engagement n’est pris avec un autre Organisme Certificateur et qu’aucun refus de processus de certification ou de retrait de certification Qualiopi n’ait été pris à son encontre sur les 3 mois précédant la demande.
- Le dernier BPF (Bilan Pédagogique et Financier) ou, pour les nouveaux entrants, un livre des recettes relatives aux actions de formation.
1.2. Le déroulement
Lieu de l’audit
Sauf exception, l’audit se déroule dans les locaux de l’Organisme candidat à la certification.
Echantillonnage
Les indicateurs audités ne seront pas dévoilés avant l’audit. Il conviendra donc de disposer de l’ensembles des éléments de preuve susceptibles d’être demandés par l’auditeur, permettant de justifier de la conformité au référentiel.
Non-conformités
Dans le cas où plusieurs catégories d’actions sont auditées, les non-conformités notifiées seront spécifiques à chaque catégorie.
De fait, si un organisme candidate à la certification dans 2 catégories ou plus, il serait possible que seule une partie des catégories auditée soit considérée comme conforme au référentiel et la certification serait donc partielle.
Suite à l’audit, et au plan d’actions mis en place, les non-conformités mineures non levées deviendront une non-conformité majeure si elles sont au minimum au nombre de 5.
Spécificités pour les nouveaux entrants
Les indicateurs 2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 feront l’objet d’un audit adapté. Leur formalisation sera vérifiée lors de l’audit de surveillance.
1.3. Le certificat
Une fois son certificat obtenue, l’organisme de formation fraîchement certifié aura l’obligation d’afficher son certificat dans ses locaux ET sur son site Internet. En l’absence de site Internet, une copie du certificat sera envoyé à chaque bénéficiaire et/ou financeur de ses formations.
2. L’audit de surveillance
Réalisé entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’obtention du certificat, l’audit de surveillance permet à l’Organisme de certification de vérifier auprès de l’Organisme de formation, CBC, VAE, CFA que le référentiel en vigueur est bien appliqué.
2.1. Avant l’audit
L’Organisme certifié aura à fournir, avant l’audit de surveillance, à l’Organisme de certification les éléments suivants :
- Les données administratives actualisées si nécessaires (notamment en cas de changement de personnel)
- Une description de l’activité en qualité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis la certification (ratio distanciel/présentiel/hybride, etc.)
- Le dernier BPF disponible
Ces informations seront étudiées par l’auditeur en vue de définir le périmètre de l’audit, les personnes qui seront auditées, les indicateurs vérifiés, et donc sa durée. La durée peut être allongée de ½ journée pour les nouveaux entrant, temps nécessaire à l’étude et la vérification complète de la mise en oeuvre des indicateurs ayant été vus dans un audit initial aménagé.
2.2. Déroulé de l’audit
Sauf exceptions, l’audit de surveillance se déroule à distance.
Les éléments envoyés et étudiés par l’auditeurs lui permettront de faire une analyse sur la conformité au référentiel en vigueur, ainsi que sur les actions menées par l’organisme dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue.
Lors de cet audit, l’obligation d’affichage et de communication du certificat Qualiopi sera contrôlé. En cas de défaut d’affichage ou de communication du certificat, l’Organisme de formation donnera lieu à une Non-Conformité Majeure.
2.3. Indicateurs obligatoirement vérifiés
Selon que les formations dispensées sont certifiantes ou non, 14 à 21 indicateurs seront obligatoirement audités les indicateurs suivants :
- Les indicateurs ayant fait l’objet d’une non-conformité à l’audit initial
- Les indicateurs pouvant mener directement à une non-conformité majeure (qu’un non-conformité ait été mise en avant ou non lors de l’audit initial), à savoir les indicateurs 4 à 7, 10 et 11, 14 à 16, 20 à 22, 26 et 27, 29, 31 et 32, soit 14 à 17 indicateurs selon les catégories d’actions et les types de formations dispensées.
- Les indicateurs 1, 17, et 19, et le 3 si la formation est certifiante
3. Audit de renouvellement
L’audit de renouvellement se déroulera dans les mêmes conditions qu’un audit initial.
Si une nouvelle catégorie d’action est à auditée, elle bénéficiera d’un audit aménagé, pour cette catégorie uniquement.
Dans l’éventualité où des non-conformités majeures pourraient être détectées lors de l’audit de renouvellement, et afin de pouvoir les lever dans le délai prévu, il faut prévoir de programmer l’audit de renouvellement 3 à 4 mois avant l’échéance du certificat.
Si aucune non-conformité majeure n’est détectée, et/ou que le nombre de non-conformités mineures est inférieur à 5, la date de validité du nouveau certificat Qualiopi débutera le lendemain de l’échéance du précédent certificat.
II – LES RISQUES POUR LA CERTIFICATION
1. Les non-conformités
Il a déjà été évoqué plus haut que la mise en avant d’au moins 5 non-conformités mineures donne lieu à une non-conformité majeure.
Au delà de ce point, l’Organisme de formation prend des risques pour sa certification si les délais de levées ne sont pas respectés.
En cas de retrait de certification ou de refus de certification pour une catégorie d’actions, un délai de 3 mois est nécessaire avant d’effectuer toute nouvelle demande de certification.
Les non-conformités décelées ayant entrainé le refus ou le retrait de certification devront alors être indiquées à l’organisme auquel la demande de certification sera faite.
2. Les signalements / plaintes
Afficher et communiquer son certificat est une obligation de transparence vis-à-vis des bénéficiaires des formations dispensées. Ces derniers connaissent donc l’Organisme certificateur ayant validé la certification Qualiopi.
Ce point permet donc aux bénéficiaires de faire un signalement directement auprès de l’Organisme certification en cas de manquement au référentiel ou à ses engagements concernant les formations dispensées.
En cas de signalement de la part d’un bénéficiaire, l’Organisme certificateur procèdera à l’étude de la plainte et procèdera, le cas échéant, à la suspension à titre conservatoire de la certification, le temps de réaliser un audit complémentaire.
Bien évidemment, l’auditeur a une obligation de confidentialité concernant la plainte reçue, et l’Organisme de formation ne pourra donc savoir quel bénéficiaire a émis un signalement à son encontre.
2. Les fausses déclarations
En cas de fausse déclaration de la part de l’Organisme de formation, qu’il s’agisse du non-engagement, du délai de 3 mois pour demander un audit, ou dans les éléments de preuve fournis lors d’un audit, un décision de procédure contradictoire sera engagée par l’Organisme certificateur, dans une démarche de procédure de retrait de la certification.
III – LES CHANGEMENT VIS-A-VIS DE LA CERTIFICATION EN COURS
1. Le transfert de certification
Il est possible, pour une certification Qualiopi valide (c’est à dire ne faisant pas l’objet d’une suspension ou d’un retrait), de changer d’Organisme certificateur.
Ce changement se fait par une demande de transfert auprès de l’ancien Organisme Certificateur par l’Organisme Formateur, qui indique dans sa demande quel sera le nouvel Organisme Certificateur.
Par cette demande, l’Organisme de formation autorise une demande de transfert de ces données relatives à la certification Qualiopi par l’Organisme certificateur ayant délivré la certification en cours.
Ces données, qui doivent être transmises sous 15 jours à l’Organisme certificateur choisi pour le transfert, contiendront :
- Une copie du certificat émis
- La liste des non-conformités détectées
- Le plan d’actions associé
- L’absence de plainte ou de réclamation
L’Organisme récepteur de la demande analysera le dossier et pourra choisir de :
- Reprendre le dossier et confirmer la certification
- Organiser un évaluation adaptée
- Refuser le transfert (dans ce cas, les motifs du refus devront être transmis à l’Organisme de formation demandeur du transfert)
L’Organisme récepteur de la demande de transfert informe l’Organisme émetteur du certificat en cours de sa décision.
En cas d’acceptation, un nouveau certificat est émis par l’Organisme récepteur, dont l’échéance est la même que le certificat précédemment émis, ce dernier devenant caduque. En effet, le nouveau certificat n’aura pas une validité de 3 ans suite à un transfert.
2. L’extension de certification
Pour étendre son certificat Qualiopi avec une nouvelle catégorie d’actions, il s’agira d’auditer la nouvelle catégorie comme s’il s’agissait d’un audit initial d’un nouvel entrant.
En ces de décision positive, cette nouvelle catégorie d’action sera ajoutée au certificat actuel. Ceci de prolongera pas la durée du certificat en cours de validité.
Le plan d’audit, pour les audits suivants (surveillance ou renouvellement selon l’âge du certificat), sera alors mis à jour par l’Organisme certificateur.
IV – CONCLUSIONS
Avec une évolution tendant à renforcer les exigences qualité et les évolutions décrites ici, notamment concernant les conséquences des non-conformités et signalements, ainsi qu’une meilleure définition de l’audit de surveillance, la certification Qualiopi sera de plus en plus considérée comme un gage de qualité des formations.
Ce nouvel arrêté a donc pour objectif de clarifier certains points qui n’étais pas suffisamment précis pour la réalisation des audits.